El pasado 13 de marzo, Mapfre celebró su Junta General de accionistas y, por séptima edición consecutiva, fue un acto con certificación sostenible y neutro en carbono. Por suerte, cada vez son más los eventos que se celebran teniendo en cuenta criterios relacionados con la sostenibilidad, desde pequeños talleres corporativos a grandes convocatorias, como la COP30, o incluso festivales de música, como el Sonidos Líquidos, que se celebra en la isla de Lanzarote, en España. Pero ¿sabemos realmente qué significa organizar este tipo de actos?

Susana Pelegrín Preixens, Category Manager de Sostenibilidad de AENOR, especializada en certificaciones, lo explica: “Un evento sostenible es aquel que gestiona y reduce sus impactos ambientales, sociales y económicos, y maximiza los positivos para el entorno, la comunidad y los asistentes”. Es decir, no solo hay que tener en cuenta el enfoque climático. Y es que, en 2024 se actualizó el estándar ISO 20121 ampliándolo hacia lo social y de cadena de suministro.

Desde entonces no vale con abordar el impacto del evento en el plano ambiental (mínimas emisiones del evento, optimización del consumo energético, apuesta por fuentes renovables, prevención de residuos…), como sí sucedía antes. Ahora también es imperativo garantizar la accesibilidad universal para que cualquier persona pueda participar en igualdad de condiciones. Además de “proteger los derechos humanos y de la infancia en toda la cadena de valor, y asegurar el bienestar y la seguridad tanto del personal como de los asistentes y de la comunidad anfitriona”, afirma Pelegrín.

Para entenderlo mejor, basta con algunos ejemplos que pone en práctica Bioevents, agencia especializada en la organización de eventos sostenibles. “Priorizamos sedes o espacios que, entre otras cosas, tengan certificado ambiental o que estén diseñados con criterios de accesibilidad universal. Contamos con estrategias para reducir el desperdicio de alimentos, optimizar procesos de reducción de residuos; e incorporamos en el equipo a personas con discapacidad intelectual”, subraya Patricia Méndez, CEO, fundadora de la agencia y madre de dos niños con discapacidad.

Uno de los puntos fuertes de esta agencia, de hecho, es el equipo de azafatos y personal de apoyo. “Está formado por un grupo diverso de hombres y mujeres, que incluye personas con discapacidad, personal sénior de larga trayectoria profesional y personal junior. Están perfectamente cualificados y debidamente formados para llevar a cabo cualquier función ofreciendo así eventos inclusivos con un extra de humanidad”, destaca Méndez.

Patricia Méndez (Bioevents): “Contamos con estrategias para reducir el desperdicio de alimentos, optimizar procesos de reducción de residuos; e incorporamos en el equipo a personas con discapacidad intelectual”

A todo esto, hay que sumarle las prácticas de compra responsable, tal y como remarca Susana Pelegrín: “Es importante la selección de proveedores comprometidos con criterios éticos y ambientales, que gestionen los recursos de forma eficiente para evitar sobrecostes, y favorecer, siempre que sea posible, a la economía local”.

Cuidar cada detalle es clave para lograr que el evento sea realmente sostenible. Por ejemplo, los elementos decorativos, tal y como nos indica Patricia Méndez: “Diseñamos y construimos escenarios utilizando materiales reciclados y de cartón. Cada elemento decorativo es concebido para minimizar el impacto ambiental, fomentando la reutilización y el consumo consciente”.

Susana Pelegrín (AENOR): “Es importante la selección de proveedores comprometidos con criterios éticos y ambientales, que gestionen los recursos de forma eficiente para evitar sobrecostes, y favorecer, siempre que sea posible, a la economía local”.

Conseguir la certificación pasa por mantener un diálogo constante con las partes interesadas, anticipar riesgos y oportunidades y evaluar los impactos antes, durante y después de su celebración. Dicho de otro modo, es imprescindible que exista “coherencia en todas las decisiones, se implique a todos los actores, se mida lo que verdaderamente  es importante (no medir mucho, sino medir bien), y que manden la transparencia y la credibilidad”, dice la experta de AENOR.

El esfuerzo es enorme, pero la recompensa es evidente porque se consiguen las siguientes ventajas:

• Reducción de impactos ambientales: menos residuos, menos emisiones, mejor uso de recursos.
• Optimización de costes gracias al uso eficiente de recursos, reducción de residuos y procesos mejor organizados.
• Mayor satisfacción e implicación de las partes interesadas (equipos, asistentes, patrocinadores, comunidades).
• Mejor relación con comunidades locales, evitando tensiones por ruido, residuos o sobrecarga de infraestructuras.
• Contribución a los ODS y alineación con normativas e inversiones sostenibles.
• Mejora de la reputación y la marca, transmitiendo compromiso real con la sostenibilidad a patrocinadores, clientes y asistentes.

La realidad es que cada vez más empresas e incluso PYMES se comprometen con la sostenibilidad en sus eventos, siguiendo la tendencia que ya inició Mapfre hace siete años. “Tanto empresas como administraciones muestran hoy un creciente interés por celebrar eventos más responsables y alineados con sus compromisos ESG. La demanda de transparencia, medición de impactos y generación de legado ha aumentado notablemente en los últimos años”, apunta Pelegrín.

En Mapfre podemos presumir de ser de las primeras empresas del IBEX 35 en tomarse muy en serio la puesta en marcha de una Junta General de Accionistas de estas características, superándonos en cada edición. Y por eso la semana pasada conseguimos superar los retos que nos habíamos puesto: fortalecer la transparencia y el diálogo social con los grupos de interés; gestionar y optimizar los recursos energéticos; minimizar y reutilizar residuos; sensibilizar tanto a los asistentes como al personal involucrado; impulsar la inclusión y la igualdad; y promover la accesibilidad.

Finalmente, se calculará la huella de carbono del evento para, posteriormente, compensar las toneladas de CO2e emitidas financiando un proyecto de reforestación para la recuperación de un área incendiada en España.