Em 13 de março, a Mapfre realizou sua Assembleia Geral de Acionistas e, pela sétima edição consecutiva, foi um evento que contou com certificação sustentável e de neutralidade em carbono. Felizmente, cresce o número de eventos que são realizados levando em conta critérios relacionados à sustentabilidade, abrangendo desde pequenos workshops corporativos até grandes convocações, como a COP30, ou festivais de música, como o Sonidos Líquidos, que é celebrado na ilha de Lanzarote, na Espanha. Mas compreendemos de fato o que envolve a organização deste tipo de eventos?

Susana Pelegrín Preixens, Category Manager de Sustentabilidade da AENOR, especialista em certificações, explica: “Um evento sustentável é aquele que gerencia e atenua seus impactos ambientais, sociais e econômicos, potencializando os positivos para o ambiente, a comunidade e os participantes”. Isto é, não é preciso apenas levar em consideração a abordagem climática. Em 2024, a norma ISO 20121 foi atualizada, ampliando sua abrangência para os pilares social e a cadeia de suprimentos.

Desde então, não basta com abordar o impacto do evento no plano ambiental (mínimas emissões do evento, otimização do consumo energético, uso de fontes renováveis, gestão de resíduos, etc.), como acontecia anteriormente. Agora também é imperativo garantir a acessibilidade universal para que qualquer pessoa possa participar em condições de igualdade. Além de “zelar pelos direitos humanos e da infância em toda a cadeia de valor, e garantir o bem-estar e a segurança tanto do pessoal quanto dos participantes e da comunidade anfitriã”, afirma Pelegrín.

Para entender melhor, basta alguns exemplos implementados pela Bioevents, agência especializada na organização de eventos sustentáveis. “Priorizamos locais ou espaços que, entre outras coisas, possuam certificação ambiental ou que tenham sido planejados com critérios de acessibilidade universal. Contamos com estratégias para combater o desperdício de alimentos, otimizar processos de redução de resíduos, além de incluir na equipe pessoas com deficiência intelectual”, ressalta Patricia Méndez, CEO, fundadora da agência e mãe de duas crianças com deficiência.

Um dos diferenciais desta agência é justamente a equipe de apoio. “É formada por um grupo diverso de homens e mulheres, que inclui pessoas com deficiência, pessoal sênior de longa trajetória profissional e pessoal júnior. Todos eles estão perfeitamente qualificados e devidamente treinados para desempenhar qualquer função e oferecer eventos inclusivos com um extra de humanidade”, destaca Méndez.

Patricia Méndez (Bioevents): “Contamos com estratégias para combater o desperdício de alimentos, otimizar processos de redução de resíduos, além de incorporar na equipe pessoas com deficiência intelectual”

A estas ações, somam-se as práticas de compra responsável, como reforça Susana Pelegrín: “É importante a seleção de prestadores comprometidos com critérios éticos e ambientais, que gerenciem os recursos de maneira eficiente para evitar custos excessivos e priorizar, sempre que possível, a economia local”.

A atenção de cada detalhe é essencial para que o evento se torne realmente sustentável. Elementos decorativos são um bom exemplo, conforme indica Patricia Méndez: “Projetamos e construímos cenários utilizando materiais reciclados e de papelão. Cada elemento decorativo é pensado para minimizar o impacto ambiental, promovendo a reutilização e o consumo consciente”.

Susana Pelegrín (AENOR): “É importante a seleção de prestadores comprometidos com critérios éticos e ambientais, que gerenciem os recursos de maneira eficiente para evitar custos excessivos e priorizar, sempre que possível, a economia local”.

Obter a certificação significa manter um diálogo contínuo com as partes interessadas, antecipar riscos e oportunidades e analisar os impactos antes, durante e depois da celebração. Em outras palavras, é imprescindível que haja “coerência em todas as decisões, engajamento de todos os atores, medição do que realmente é importante (não medir muito, mas medir bem), e manter a transparência e a credibilidade”, afirma a especialista da AENOR.

Embora o esforço seja enorme, a recompensa é evidente, porque são obtidos os seguintes benefícios:

• Redução de impactos ambientais: menos resíduos, menores emissões e melhor uso de recursos.
• Otimização de custos graças ao uso eficiente de recursos, redução de resíduos e melhor organização dos processos.
• Maior satisfação e engajamento das partes interessadas (equipes, participantes, patrocinadores, comunidades).
• Melhor relação com as comunidades locais, evitando conflitos por ruídos, resíduos ou sobrecarga de infraestruturas.
• Contribuição para os ODS e alinhamento com regulamentações e investimentos sustentáveis.
• Fortalecimento da reputação e da marca, transmitindo compromisso real com a sustentabilidade a patrocinadores, clientes e participantes.

A realidade é que cada vez mais empresas, e até PMEs, estão aderindo à sustentabilidade em seus eventos, seguindo a tendência já iniciada pela Mapfre há sete anos. “Tanto empresas quanto administrações demonstram hoje um interesse crescente em celebrar eventos mais responsáveis e alinhados com seus compromissos ESG. A busca por transparência, medição de impactos e geração de legado aumentou significativamente nos últimos anos”, observa Pelegrín.

Na Mapfre, podemos nos orgulhar de ser uma das primeiras empresas do IBEX 35 a levar muito a sério a realização de uma Assembleia Geral de Acionistas com estas características, evoluindo a cada edição. Por isso, na semana passada, superamos os desafios que havíamos previsto: reforçar a transparência e o diálogo social com os grupos de interesse, gerenciar e otimizar os recursos energéticos, minimizar e reutilizar resíduos, conscientizar tanto os participantes quanto o pessoal envolvido, impulsionar a inclusão e a igualdade, e promover a acessibilidade.

Por fim, a pegada de carbono do evento será calculada para posteriormente compensar as toneladas de CO2e emitidas através de um projeto de reflorestamento para a recuperação de uma área incendiada na Espanha.