Estudios
Riesgo de exceso de información
En la sociedad actual existe un claro «riesgo de exceso de
información», y al tiempo una necesidad de permanente
actualización y orientación, lo que supone un desafío enriquecedor
para el servicio de información que ofrece el Centro de
Documentación de FUNDACIÓN MAPFRE.
MARISOL REVILLA GUZMÁN
FUNDACIÓN MAPFRE
Directora del Centro de Documentación
El Centro de Documentación proporciona un
servicio gratuito de información especializada
accesible a través de Internet. Servicio especializado
que supone un instrumento útil para mitigar las
consecuencias del «riesgo de exceso de información»
que existe en la era digital.
Las actuales líneas de actuación del Centro de Documentación están encaminadas a evolucionar a biblioteca digital y a que su catálogo web sea totalmente visible en Internet. Para ello se están fomentando relaciones institucionales que permitan el intercambio de publicaciones digitales y se está dando de alta el catálogo en distintos buscadores y recolectores, tanto nacionales como internacionales.
Actualmente el catálogo web del Centro de Documentación consta de más de 110.000 registros bibliográficos, organizados en las siguientes colecciones:
- Artículos de revistas especializadas
- Legislación de seguros y de seguridad
- Monografías (libros, documentos electrónicos, CD’s, DVD’s…)
- Normativa técnica
- Páginas web relevantes del sector asegurador y de la seguridad
- Ranking del sector asegurador y financiero.
- Revistas.
Tras el gran impulso de digitalización realizado en este año 2009, el 40% del catálogo está ya en soporte digital.
La gestión de la información en el Centro de Documentación de FUNDACIÓN MAPFRE se realiza de acuerdo a cuatro pilares básicos:
- Selección y localización de información
- Adquisición
- Organización
- Difusión
1. SELECCIÓN Y LOCALIZACIÓN DE INFORMACIÓN
En la gestión de la información y documentación el primer eslabón del proceso es la identificación, localización y selección de información estratégica y relevante del sector en el que se esté especializado, en el caso que nos ocupa en seguros, gerencia de riesgos y seguridad y medio ambiente.
Para ello existen una serie de canales de comunicación externos e internos.
CANALES DE COMUNICACIÓN EXTERNOS
DISTRIBUIDORES Y PROVEEDORES DE INFORMACIÓN
Se dispone de un gran número de distribuidores y/o proveedores de información y documentación, generales (Mundi-Prensa,Amazon, Díaz de Santos, etc.) o especializados (Unespa, ICEA, Swiss Re, Münchener, Inese, Forrester,Axco, etc.).
REVISTAS Y PRENSA
Cada vez más las propias revistas envían al suscriptor (vía correo electrónico) alertas con información actualizada del sector, como, por ejemplo, Risk, Asia Insurance Review, Business Insurance, Post online, etc.).
LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN EL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN DE FUNDACIÓN MAPFRE SE REALIZA DE ACUERDO A CUATRO PILARES BÁSICOS: SELECCIÓN Y LOCALIZACIÓN DE INFORMACIÓN, ADQUISICIÓN, ORGANIZACIÓN Y DIFUSIÓN
CATÁLOGOS Y BASES DE DATOS
Existen numerosos catálogos de bibliotecas y bases de datos. A continuación se describen algunos que el Centro de Documentación consulta de una forma asidua:
- TESEO
La base de datos de tesis doctorales Teseo es del Ministerio de Educación español. Se localizan las tesis doctorales por autor, título o materia, pero se accede únicamente al resumen. - TEXIS DOCTORALS EN XARXA
Tesis Doctorales en Red es un repositorio cooperativo que contiene en formato digital todas las tesis doctorales leídas en las universidades de Cataluña y de algunas universidades que se han unido a este proyecto de cooperación e impulso del conocimiento de la investigación en España, permitendo el acceso al texto completo de las tesis doctorales. - E-PRINTS COMPLUTENSE
e-Prints Complutense es el archivo institucional, en acceso abierto, desarrollado por la Biblioteca de la Universidad Complutense de Madrid para gestionar la documentación digital fruto de la actividad de sus docentes e investigadores. Se accede al texto completo de los documentos. - OAISTER
Oaister es un catálogo colectivo de recursos digitales creado por la Universidad de Michigan (EE.UU.) y financiado por The Andrew W. Mellon Foundation. Proporciona acceso a más de 22 millones de registros bibliográficos y a sus objetos digitales correspondientes, de 1.139 proveedores de datos.
El Centro de Documentación de FUNDACIÓN
MAPFRE es desde 2009 proveedor de datos y ha sido recolectado por Oaister, por lo que buscando en este
catálogo se recuperan documentos a texto completo
del catálogo del Centro de Documentación, y de otros
muchos repositorios relevantes.
OPENDOAR
OpenDOAR es un directorio de repositorios
académicos de acceso abierto, creado y
mantenido por la Universidad de Nottingham
(Reino Unido). El Centro de Documentación
también está incluido en este repositorio.
- BIBLIOTECAS Y CENTROS
DE DOCUMENTACIÓN
En el Centro de Documentación se consultan asiduamente numerosos catálogos de bibliotecas, nacionales e internacionales, pero merece destacar en esta ocasión al metabuscador «El Buscón», que ha incluido en su página web la Biblioteca Nacional de España. Se trata de un portal de acceso a los recursos electrónicos, suscritos o gratuitos, seleccionados por la propia Biblioteca Nacional. Permite acceder al texto completo de diversa documentación, dispersa pero catagorizada en distintos grupos de recursos: catálogos, artículos, colecciones digitales, etc. - NEWSLETTERS
Se trata de hojas informativas o boletines que hoy en día generalmente se reciben a través del correo electrónico y suponen un canal de información relevante del sector en el que se está especializado. Su suscripción suele ser gratuita, como, por ejemplo, los del Grupo Aseguranza, Inese, ICEA,Axco, etc. - CANALES RSS
RSS (Really Simple Syndication) es un formato de texto, bajo el estándar XML, que sirve para distribuir titulares de noticias y contenidos por Internet de forma automatizada y sin necesidad de entrar en la web.
Existen millones de páginas web que ofrecen información actualizada y noticias, pero es casi imposible poder consultarlas todas. El Centro de Documentación está suscrito a una serie de canales RSS especializados que le informan selectiva y constantemente de las novedades, sin necesidad de acceder a todas las páginas web. - PÁGINAS WEB
El Centro de Documentación realiza una selección rigurosa de páginas web de interés para los sectores en los que está especializado. Actualmente el Centro cuenta con más de 280 páginas web (de legislación, estadística, normalización, seguros, gerencia de riesgos, seguridad y medio ambiente) catalogadas y consultables a través del catálogo web. Se trata de direcciones de Internet activas, ya que diariamente se realiza un proceso informático discontinuo (batch process) que comprueba tres veces al día si las direcciones funcionan correctamente o no, o si ha cambiado la URL, en cuyo caso se proporciona la nueva dirección electrónica. - DESIDERATAS
Desiderata es el término latino que se usa en biblioteconomía para referirse a la «papeleta» que antaño el usuario de la biblioteca utilizaba para exponer la conveniencia de adquisición de un libro.
Hoy en día, el Centro recibe las sugerencias de adquisición de cualquier tipo de documento, en distintos soportes y/o formatos, personalmente, por correo electrónico o a través del catálogo web (parte inferior de la web, en «Sugerencias»).
CANALES DE COMUNICACIÓN INTERNOS
La información actualizada de las áreas temáticas en las que se está investigando y del mercado llegan al Centro de Documentación a través de la propia FUNDACIÓN MAPFRE:
- Ayudas a la Investigación en Seguros, Salud, Seguridad y Medio Ambiente, que se convocan anualmente.
- Premio Internacional Julio Castelo Matrán, de investigación en Seguros, que se convoca bienalmente.
- Publicaciones de la propia FUNDACIÓN MAPFRE.
- Informes y estudios de mercado español e iberoamericano, y rankings de grupos aseguradores europeos y de Iberoamérica.
2.ADQUISICIÓN
Tras el pilar de la selección, el siguiente hito es la adquisición, que consiste en la obtención del documento a través de Internet, el préstamo interbibliotecario o la adquisición propiamente dicha.
Existen tres vías de adquisición:
- Compra de publicaciones en distintos soportes y suscripciones a revistas, prensa y bases de datos.
- Canje: intercambio de publicaciones con otras instituciones nacionales e internacionales.
- Donaciones de documentación especializada.
3. ORGANIZACIÓN
El Centro de Documentación cuenta con un sistema integrado de gestión documental que supone:
- Un programa cliente con tres módulos: catalogación, adquisición y circulación.
- Una aplicación web, accesible a todos los usuarios a través de Internet.
La gestión de la información y documentación se realiza según estándares internacionales, que permite catalogar y poner a disposición de los usuarios objetos multimedia en distintos formatos (PDF, JPG, TIFF, GIF, Excel, PPT, MPEG,WAV, etc.).
Concretamente, se utilizan los estándares XML, DCMI, MARC 21 y METS, que permite que las fichas bibliográficas puedan visualizarse, exportarse o guardarse en diversos formatos (Ficha, ISBD, Dublin Core RDF, Onix, Ibermarc etiquetado, XML-MARC Schema).
Además, el repositorio en el que se almacenan los documentos cumple el protocolo OAI-PMH, por lo que sus datos pueden ser recuperados por los principales buscadores y recolectores.
Existen dos agentes fundamentales:
- Proveedores de datos
- Recolectores
EL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN REALIZA UNA SELECCIÓN RIGUROSA DE PÁGINAS ‘ WEB’ DE INTERÉS PARA LOS SECTORES EN LOS QUE ESTÁ ESPECIALIZADO. ACTUALMENTE CUENTA CON MÁS DE 280 PÁGINAS CATALOGADAS Y CONSULTABLES A TRAVÉS DEL CATÁLOGO ‘WEB’
El Centro de Documentación es proveedor de datos, de información especializada y gracias a ello está incluido en Hispana.
Hispana es un directorio y recolector de recursos
digitales del Ministerio de Cultura español. Mediante
su directorio permite localizar los actuales proyectos de
digitalización españoles y su recolector proporciona el
acceso a la información digital de distintas instituciones,
cuyas bases de datos están interconectadas.Así , por
ejemplo, si se buscan documentos digitales sobre «Seguro
de dependencia», Hispana muestra el número
de documentos y su recurso electrónico localizado en
distintos repositorios institucionales.
Por último, hay que destacar que el catálogo web del Centro de Documentación de FUNDACIÓN MAPFRE está ya visible en Internet, ya que desde enero de 2009 Google indexa todas las fichas bibliográficas del mismo.
Antes, las fichas bibliográficas de los catálogos de bibliotecas eran invisibles para los buscadores. Así, si se buscaba en Google por un autor o título de una obra, el buscador te llevaba a la página web de la entidad o de la biblioteca o a su catálogo, y el usuario tenía que empezar a «navegar» por él.
Ahora, el catálogo web del Centro de Documentación ha conseguido el «efecto Google» deseado (buscar = encontrar): si se busca directamente en Google, el resultado –casi siempre en la primera posición– es la ficha del propio catálogo y se accede a él y a su objeto digital, si lo hubiere, sin necesidad de que el usuario tenga que entrar en la web del catálogo y ser diestro en el manejo del mismo.
EL CATÁLOGO ‘WEB’ DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN DE FUNDACIÓN MAPFRE ESTÁ YA VISIBLE EN INTERNET, YA QUE DESDE ENERO DE 2009 GOOGLE INDEXA TODAS LAS FICHAS BIBLIOGRÁFICAS DEL MISMO
El Centro de Documentación de FUNDACIÓN MAPFRE es desde el año 2009 proveedor de datos, y por ello sus datos son recuperados por los principales buscadores y recolectores.
4. DIFUSIÓN
La única razón de ser de las bibliotecas y centros de documentación son los usuarios y el uso de sus fondos documentales. Hace siglos la misión fundamental era la preservación y conservación de los documentos; hoy en día todos los indicadores estadísticos intentan medir y presentar el grado de difusión de la información, y la utilización de los recursos documentales y aplicaciones web.
El Centro de Documentación de FUNDACIÓN MAPFRE realiza esta difusión mediante una biblioteca y un catálogo web.
- BIBLIOTECA
A partir de octubre de 2009, la Biblioteca del Centro de Documentación estará ubicada en las nuevas instalaciones de FUNDACIÓN MAPFRE en Bárbara de Braganza, 14, Madrid. (España). - CATÁLOGO WEB
Básicamente, las principales novedades del catálogo web son:- Búsqueda simple/avanzada, exacta, integrada o en una colección concreta.
- Acceso al documento original.
- Exportar, imprimir o guardar los resultados de una búsqueda.
- Revistas: navegación por los años y números, y acceso inmediato al PDF, si lo hubiere.
- Servicio de actualización automática y permanente de las novedades bibliográficas a los usuarios mediante la tecnología RSS.
La implementación de la tecnología RSS en el catálogo web del Centro de Documentación permite que los usuarios conozcan al instante los nuevos títulos disponibles en el catálogo o sólo los de aquella materia en que se esté interesado.
El Centro de Documentación presenta los 50 últimos documentos catalogados, y estas novedades bibliográficas pueden consultarse directamente, posicionándose en el término deseado, o suscribirse a la fuente RSS correspondiente.
www.fundacionmapfre.com/documentacion
GRACIAS A LA TECNOLOGÍA RSS IMPLEMENTADA EN EL CATÁLOGO ‘ WEB’ DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN, LOS USUARIOS PUEDEN CONOCER AL INSTANTE LOS NUEVOS TÍTULOS DISPONIBLES O SÓLO LOS DE AQUELLA MATERIA EN QUE SE ESTÉ INTERESADO
Esta suscripción permite:
- a) Acceder a las novedades bibliográficas directamente desde Google, por ejemplo, sin necesidad de acudir a la URL del Centro de Documentación. Se accede al canal suscrito y, por tanto, a la noticia y al texto completo.
- b) Si se cuenta con un programa lector RSS, el usuario recibe al instante alertas de los nuevos contenidos de los canales RSS a que esté suscrito.
PÁGINAS WEB
eprints.ucm.es
hispana.mcu.es
oaister.umdl.umich.edu
opendoar.org/index.html
www.bne.es
www.bne.es/es/Catalogos/ElBuscon/index.html
www.fundacionmapfre.com/documentacion
www.oaister.org
www.mellon.org
www.micinn.es/teseo/login.jdp
www.tesisenxarxa.net